Document en cours de validation. Ce texte sera relu avant l’ouverture du service au public ; les mentions surlignées entre crochets restent à compléter.

Conditions d’utilisation

Version 1.0 du 05/11/2026

Les présentes conditions d’utilisation (les « Conditions ») fixent les règles d’utilisation du logiciel en ligne Kaliéquipe (le « Service »).

1. Éditeur

Le Service est édité par MEN IN DEV, identifié dans les mentions légales (l’« Éditeur »), joignable à [à compléter : adresse e-mail de contact].

2. Définitions

• Client : l’entreprise ou le professionnel qui ouvre un compte, pour les besoins de son activité professionnelle.
• Responsable : la personne qui crée le compte du Client et l’administre.
• Salarié : la personne que le Client invite à utiliser le Service (salarié, apprenti, stagiaire, intérimaire…).
• Données du Client : tout ce que le Client et ses Salariés saisissent, importent ou produisent dans le Service (fiches du personnel, pointages, heures, congés, documents, notes de frais, justificatifs, planning, lieux de travail, registre du personnel…).

3. Accès sur invitation et acceptation

3.1. Le Service est réservé aux professionnels. En créant un compte, vous déclarez agir pour les besoins de votre activité professionnelle et avoir le pouvoir d’engager le Client.

3.2. Pendant son lancement, la création d’un compte n’est possible qu’avec un code d’accès remis par l’Éditeur. Ce code est personnel : ne le diffusez pas.

3.3. Vous acceptez les présentes Conditions et la politique de confidentialité en cochant la case prévue lors de l’inscription ; cette case n’est jamais cochée d’avance. L’Éditeur conserve la preuve de cette acceptation : version des textes acceptée, date et heure, compte concerné.

3.4. Les Salariés rejoignent le Service par l’invitation que le Responsable leur transmet (code valable 14 jours, à usage unique). Le Client reste responsable des accès qu’il ouvre et doit retirer l’accès d’un Salarié qui quitte l’entreprise.

4. Le Service

4.1. Kaliéquipe est un logiciel en ligne de gestion du personnel, utilisable dans un navigateur ou installé sur ordinateur, tablette et téléphone. Il permet notamment : aux Salariés de pointer leur arrivée et leur départ (en un geste ou par QR code, sans géolocalisation), de saisir et valider leurs semaines, de demander et signer leurs congés, de retrouver leurs documents et d’envoyer leurs notes de frais ; au Responsable de valider les heures, suivre les compteurs et les soldes de congés, préparer un export pour la paie, tenir le planning, les lieux de travail, les documents du personnel et le registre unique du personnel, et diffuser la note d’information du personnel. Le Service peut être relié, à la demande du Client, à d’autres logiciels. La description à jour des fonctions figure dans le Service (aide de chaque page et mode d’emploi).

4.2. Gratuité. L’accès au Service est actuellement gratuit. Aucun paiement n’est demandé dans le Service. Si une offre payante est proposée un jour, elle fera l’objet de conditions de vente distinctes, présentées et acceptées avant tout paiement : rien ne vous sera facturé sans votre accord.

4.3. Le Service est en cours de lancement : des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées, sans jamais effacer les Données du Client.

5. Votre compte

5.1. Vous donnez des informations exactes et à jour.

5.2. Votre mot de passe compte au moins 12 caractères. Il est personnel et confidentiel ; l’Éditeur ne le conserve que sous forme d’empreinte et ne peut pas le lire. Après 10 essais erronés en 15 minutes, la connexion est suspendue pendant 15 minutes.

5.3. Prévenez l’Éditeur sans délai à [à compléter : adresse e-mail de contact] si vous pensez qu’un tiers a utilisé votre accès. Vous pouvez déconnecter vos autres appareils depuis Réglages › Mon compte.

6. Vos engagements

Vous vous engagez à utiliser le Service loyalement et conformément à la loi, à ne saisir que des données que vous avez le droit de traiter, à ne pas tenter d’accéder aux données d’autres clients ni de perturber le Service (attaque, surcharge, contournement des sécurités, extraction automatisée massive), à ne pas mettre le Service à disposition de tiers sans accord écrit et à ne déposer aucun contenu illicite.

7. Vos responsabilités d’employeur

Le Service est un outil : il ne remplace ni votre gestionnaire de paie, ni votre expert-comptable, ni votre conseil, ni vos propres vérifications.

• Information du personnel : avant tout contrôle des horaires, vous devez informer vos Salariés (Code du travail, articles L1221-9 et L1222-4) et, s’il existe, consulter le comité social et économique (article L2312-38). Le Service propose une note d’information à diffuser ou à remettre en main propre ; vous en restez responsable.
• Durée du travail : vous restez responsable du décompte des heures, du respect des durées maximales et des repos, et des règles de votre convention collective. Vérifiez les réglages (quota hebdomadaire, pauses, paniers, zones et indemnités de trajet) et les montants chaque année.
• Calculs : compteurs d’heures, soldes de congés et barème kilométrique sont des aides : vérifiez-les avant la paie.
• Documents du personnel : vous restez responsable de leur contenu et du choix du bulletin de paie électronique ou papier (le Salarié peut s’opposer au bulletin électronique, article L3243-2).
• Signature des congés : la signature recueillie dans l’application est une signature électronique simple ; en cas de contestation, il vous appartient d’en prouver la valeur.
• Conservation : le Service applique les durées décrites dans la politique de confidentialité. Téléchargez régulièrement vos exports, et en tout cas avant la fermeture de votre compte.

8. Disponibilité

L’Éditeur fait ses meilleurs efforts pour que le Service soit accessible en permanence, sans pouvoir le garantir. Des interruptions peuvent être nécessaires pour la maintenance ou la sécurité ; elles sont limitées au strict nécessaire. Un pointage n’est enregistré qu’avec une connexion internet : sans connexion, l’application l’indique clairement. Le support est joignable à [à compléter : adresse e-mail de contact].

9. Données personnelles

Pour les données du compte du Client, l’Éditeur est responsable de traitement : voir la politique de confidentialité. Pour les données de vos Salariés, vous êtes responsable de traitement (article 10 ci-dessous) et devez les informer.

10. Données du Client : engagements de l’Éditeur comme sous-traitant

Pour les données personnelles contenues dans les Données du Client, notamment celles des Salariés, le Client est responsable de traitement et l’Éditeur son sous-traitant (article 28 du RGPD). Objet : fournir le Service décrit à l’article 4 ; durée : celle du compte ; personnes concernées : le Responsable et les Salariés du Client ; données : celles décrites dans la partie 2 de la politique de confidentialité. À ce titre, l’Éditeur s’engage à :

• ne traiter ces données que pour fournir le Service, selon les instructions du Client que constituent ses actions et ses réglages dans le Service ;
• en garantir la confidentialité et ne les communiquer à personne, sauf obligation légale ou liaison activée par le Client ;
• mettre en œuvre les mesures de sécurité décrites dans la politique de confidentialité ;
• ne recourir qu’à l’hébergeur indiqué dans les mentions légales et au service de stockage des copies chiffrées indiqué dans la politique de confidentialité, tenus par un accord de traitement des données, et prévenir le Client avant tout autre sous-traitant ;
• aider le Client à répondre aux demandes des personnes concernées et à ses propres obligations ;
• prévenir le Client dans les meilleurs délais en cas de violation de données le concernant ;
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces engagements ;
• à la fermeture du compte, laisser au Client le temps de télécharger ses données, puis les effacer, sauf ce que la loi oblige à garder.

11. Propriété intellectuelle

11.1. Le Service, son code, sa présentation, sa documentation et sa marque appartiennent à l’Éditeur. Vous disposez d’un droit d’utilisation personnel, non exclusif et non cessible, pour les besoins de votre entreprise. Vous ne pouvez ni copier, ni modifier, ni décompiler, ni revendre le Service, sauf dans les cas prévus par la loi.

11.2. Vos données vous appartiennent. L’Éditeur ne les utilise que pour vous fournir le Service. Vos documents restent votre propriété : vous autorisez seulement l’Éditeur à les héberger et à les afficher pour vous et vos Salariés.

12. Signalement de contenus illicites

Toute personne peut signaler un contenu illicite stocké dans le Service à [à compléter : adresse e-mail de contact], en indiquant la raison du signalement, l’emplacement du contenu et ses coordonnées. L’Éditeur ne surveille pas les Données du Client ; il examine les signalements et peut rendre inaccessible un contenu manifestement illicite, après en avoir informé le Client.

13. Fermeture du compte

13.1. Vous pouvez demander la fermeture de votre compte à tout moment en écrivant à [à compléter : adresse e-mail de contact]. Téléchargez d’abord vos exports. Le compte et ses données sont ensuite effacés dans un délai d’un mois, sauf ce que la loi oblige à garder.

13.2. L’Éditeur peut arrêter le Service gratuit en vous prévenant au moins 30 jours à l’avance, pour vous laisser le temps de télécharger vos données.

13.3. L’Éditeur peut suspendre un accès, après vous avoir prévenu sauf urgence, en cas de risque grave pour la sécurité du Service ou d’utilisation manifestement illicite.

14. Responsabilité

Le Service est fourni gratuitement, en l’état de son développement. L’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Il n’est pas responsable des dommages indirects (perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou de données non téléchargées), ni des conséquences d’une utilisation non conforme aux présentes Conditions. Rien dans ces Conditions n’écarte la responsabilité de l’Éditeur en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni dans les cas où la loi l’interdit.

15. Modification des Conditions

L’Éditeur peut modifier les présentes Conditions. Vous êtes prévenu dans le Service au moins 30 jours avant l’entrée en vigueur d’un changement important ; si vous le refusez, vous pouvez fermer votre compte avant cette date. Les changements imposés par la loi ou par la sécurité peuvent s’appliquer plus tôt.

16. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les parties recherchent d’abord une solution amiable ; une médiation gratuite peut être demandée au Médiateur des entreprises. À défaut, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de l’Éditeur.

17. Accessibilité

Le Service est conçu pour être utilisable par tous, au clavier et avec un lecteur d’écran, en suivant le référentiel général d’amélioration de l’accessibilité (RGAA) et les règles WCAG 2.2 de niveau AA (voir la page Accessibilité). Un problème d’accessibilité se signale à [à compléter : adresse e-mail de contact] : une solution vous est proposée et le défaut est corrigé dans les meilleurs délais.

18. Contact

[à compléter : adresse e-mail de contact]