Document en cours de validation. Ce texte sera relu avant l’ouverture du service au public ; les mentions surlignées entre crochets restent à compléter.

Politique de confidentialité

Version 1.0 du 05/11/2026

Cette politique explique quelles données personnelles Kaliéquipe traite, pourquoi, combien de temps, et comment exercer vos droits (règlement général sur la protection des données, « RGPD », article 13, et loi Informatique et Libertés).

1. Qui est responsable ?

Kaliéquipe sert à deux sortes de personnes : le responsable, qui crée le compte de son entreprise, et les salariés, que l’entreprise invite.

• Compte de l’entreprise (adresse e-mail et mot de passe du responsable, preuve d’acceptation des conditions, sécurité des connexions) : le responsable de traitement est l’éditeur de Kaliéquipe, MEN IN DEV, dont l’identité figure dans les mentions légales. Contact pour vos données : [à compléter : adresse e-mail de contact].
• Données des salariés et de l’équipe (pointages, heures, congés, documents, notes de frais, registre du personnel…) : voir la partie 2.

L’éditeur n’a pas désigné de délégué à la protection des données : son activité ne l’y oblige pas. Il traite lui-même les demandes reçues à l’adresse ci-dessus.

2. Données des salariés : l’entreprise est responsable, l’éditeur sous-traitant

Pour toutes les informations que l’entreprise abonnée saisit ou fait saisir dans Kaliéquipe sur ses salariés, l’entreprise (l’employeur) est responsable de traitement et l’éditeur agit seulement comme sous-traitant (article 28 du RGPD) : il les héberge et les traite uniquement pour faire fonctionner le Service, selon les instructions de l’entreprise et les engagements de l’article 10 des conditions d’utilisation. Il ne s’en sert pour rien d’autre.

Si vous êtes salarié : votre employeur vous informe de ce traitement (note d’information du personnel, remise dans l’application ou sur papier, Code du travail, articles L1221-9 et L1222-4) et répond à vos demandes. Les points ci-dessous décrivent ce que fait l’application.

• Buts : décompte de la durée du travail (obligation de l’employeur, Code du travail, articles L3171-2 à L3171-4 et D3171-8), préparation de la paie et remboursement des frais ; congés et absences ; documents du personnel (bulletins de paie, contrats, attestations) ; planning et lieux de travail ; registre unique du personnel (article L1221-13).
• Ce qui est enregistré : identité, emploi et contrats saisis par l’employeur ; heures d’arrivée et de départ quand vous pointez (heure du serveur) ; journées, semaines validées, congés, notes de frais, justificatifs, photos et commentaires des lieux de travail.
• Aucune géolocalisation : votre position n’est jamais demandée ni enregistrée. Le pointage par QR code lit seulement le code affiché sur le lieu de travail. Les photos envoyées sont réduites et leurs métadonnées (dont la position) sont retirées dans votre appareil, avant l’envoi.
• Repère d’utilisation : pour vérifier que votre accès fonctionne, votre responsable voit seulement le jour de votre dernière utilisation (ni l’heure, ni ce que vous faites). Cette date est effacée quand votre accès est retiré.
• Signature d’une demande de congé : date et heure, nom, adresse e-mail, adresse IP, type d’appareil et empreinte du document sont gardés comme preuve (signature électronique simple, règlement eIDAS, article 25 ; Code civil, articles 1366 et 1367). Lecture de la note d’information : date, heure et adresse IP dont le dernier nombre est masqué.
• Qui voit quoi : chaque salarié ne voit que ses propres données ; le responsable et les personnes qu’il autorise voient celles de l’équipe ; les données d’une entreprise ne sont jamais visibles par une autre.
• Autres logiciels : si l’entreprise relie Kaliéquipe à un autre de ses logiciels (Réglages › Applications associées, une clé par usage, révocable à tout moment), seule la fiche de base du salarié est échangée : nom, prénom, poste, e-mail et téléphone professionnels, actif ou non. Jamais le numéro de sécurité sociale, le salaire, la santé ni l’adresse personnelle.
• Durées : heures et semaines validées 5 ans, puis effacées automatiquement (prescription des salaires, article L3245-1) ; congés signés et documents pendant le contrat puis 5 ans après le départ ; bulletins de paie électroniques consultables 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié (article D3243-8) ; registre unique du personnel 5 ans après le départ (article R1221-26) ; code d’invitation 14 jours (seule son empreinte est gardée).
• Vos droits : accès, rectification, effacement dans les limites des obligations légales de l’employeur, limitation, opposition, portabilité. Adressez-vous d’abord à votre employeur ; une réponse vous est due sous un mois. L’éditeur l’aide à vous répondre. Vous pouvez aussi saisir la CNIL.

3. Compte de l’entreprise : quelles données, pour quoi faire, combien de temps ?

Données obligatoires et données facultatives

Fournir ces données n’est imposé par aucune loi : c’est une condition pour créer le compte et utiliser le Service (exigence contractuelle).

• Obligatoires pour créer un compte : nom de l’entreprise, adresse e-mail, mot de passe, acceptation des conditions et, lorsqu’il est demandé, code d’accès. Sans l’une de ces informations, le compte ne peut pas être créé.
• Facultatifs : vos prénom et nom. Sans eux, le Service fonctionne normalement.
• Nécessaires au fonctionnement : la session et, pour la sécurité, l’adresse IP. Sans le cookie de session, vous ne pouvez pas rester connecté.

Aucune décision automatisée, aucun profilage

Kaliéquipe ne prend aucune décision fondée uniquement sur un traitement automatisé qui produirait des effets juridiques à votre égard ou vous affecterait de manière significative (article 22 du RGPD), et ne pratique aucun profilage. Les calculs (heures, compteurs, soldes de congés, barème kilométrique) sont des aides que l’entreprise vérifie et valide elle-même ; le contrôle du code d’accès et la pause imposée après 10 essais de connexion sont de simples vérifications techniques.

L’accès au Service est gratuit : aucune donnée de paiement n’est demandée ni enregistrée. Kaliéquipe n’envoie aucun e-mail : les invitations et les messages aux salariés sont montrés en aperçu au responsable, qui les transmet lui-même.

4. Qui reçoit les données ?

• L’éditeur lui-même, seul habilité à y accéder, et uniquement pour faire fonctionner le Service ou répondre aux demandes.
• Son hébergeur, qui agit selon ses instructions : Hostinger International Ltd, 61 Lordou Vironos str., 6023 Larnaca, Chypre (serveur privé virtuel du centre de données de Paris, en France : site, application et base de données). Garanties : accord de traitement des données de l’hébergeur (article 28 du RGPD).
• Pour la copie de sauvegarde hors du serveur : un service de stockage en ligne, qui ne reçoit qu’un fichier chiffré, illisible sans la clé de l’éditeur : [à compléter : nom et pays du service de stockage des copies chiffrées].
• Les logiciels que l’entreprise relie elle-même à Kaliéquipe (partie 2), seulement pour les données prévues.
• Les autorités, uniquement lorsque la loi l’impose.

L’éditeur ne vend pas les données, ne les loue pas et ne les utilise pas pour de la publicité. Le Service ne charge aucun outil extérieur dans votre navigateur (ni police, ni statistiques, ni réseau social, ni intelligence artificielle).

5. Transferts hors de l’Union européenne

Le serveur de Kaliéquipe se trouve en France, dans l’Union européenne. Si un transfert de données hors de l’Union européenne devait avoir lieu (par exemple vers un sous-traitant de l’hébergeur), il serait encadré par l’une des garanties prévues aux articles 44 et suivants du RGPD, comme une décision d’adéquation de la Commission européenne ou des clauses contractuelles types. Vous pouvez obtenir des informations sur ces garanties en écrivant à [à compléter : adresse e-mail de contact].

6. Sécurité

Mesures en place : connexion chiffrée (HTTPS) ; mots de passe d’au moins 12 caractères, conservés sous forme d’empreinte salée ; limite de 10 essais par quart d’heure par adresse IP et par compte ; cookie de session protégé (inaccessible aux scripts, envoyé seulement en connexion chiffrée, inutilisable par les formulaires d’autres sites) ; possibilité de déconnecter vos autres appareils ; données de chaque entreprise strictement séparées ; codes d’invitation des salariés à usage unique, gardés en empreinte ; sauvegarde chaque nuit, copie hors du serveur chiffrée ; inscription soumise à un code d’accès.

En cas de violation de données présentant un risque pour les droits des personnes, l’éditeur prévient la CNIL dans les 72 heures (et l’entreprise cliente sans délai pour les données de ses salariés), et les personnes concernées si le risque est élevé.

7. Vos droits

Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

• Votre nom et votre mot de passe se modifient dans Réglages › Mon compte.
• Les données de l’équipe se téléchargent depuis l’application (export pour la paie, export des notes de frais, export des soldes de congés, registre du personnel imprimable).
• Pour toute autre demande, dont une copie complète des données, la fermeture et l’effacement du compte, écrivez à [à compléter : adresse e-mail de contact]. Réponse dans un délai d’un mois. Un justificatif d’identité peut vous être demandé en cas de doute raisonnable.

Certaines données ne peuvent pas être effacées tant que la loi oblige l’entreprise à les garder (heures, registre du personnel, bulletins de paie) ; elles sont alors seulement conservées, sans autre usage.

Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL : 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr.

8. Cookies et stockage dans votre navigateur

Kaliéquipe n’utilise que des éléments strictement nécessaires au service que vous demandez. Ils sont dispensés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) : c’est pourquoi aucun bandeau cookies ne s’affiche.

Vous pouvez les supprimer dans les réglages de votre navigateur ; sans le cookie de session, vous ne pouvez pas rester connecté. Si un outil soumis à consentement était ajouté un jour, votre accord serait demandé avant, avec un bouton « Refuser » aussi simple que « Accepter ».

9. Mise à jour de cette politique

La version et la date figurent en haut de la page. En cas de changement important, vous êtes prévenu dans le Service avant son entrée en vigueur.